Referat af bestyrelsesmøde 08.10.2014

Tilstede:  Nils-Henrik, Torben, Cathrine, Nanna. Patrick, Christian, Preben, Klaas, Violeta
Godkendelse af referat fra sidste møde, ONSDAG D.1/10
Referatet har været sendt rundt per mail og er blevet kommenteret ,men godkendelse udsættes til næste møde 22/10

Orientering – siden sidst
Pilotprojekt i forhold til medlemsadministration
Gitte, Houman og Klaas går i gang med dette hurtigst muligt. Klaas undersøger hvad der haster mest i forhold til gennemskuelighed af webside, særlig for nye medlemmer
Samarbejde mellem Steen og Hooman aftalt – første trænermøde i bogen, årshjul/kalender for træningen og administrationen under udarbejdelse
Bestyrelse/ træner møde den 22. oktober 18:15

Fællesområdet – nyt fra DBU

Møde med Hans Drachmann i aften i forlængelse af TB-møde om samarbejdsaftale med akademiet

Samarbejdet med akademi/skole i øvrigt – status på bestyrelsespost til Søren Skydsgaard, kommende møder om skolen

Det gamle tennisanlæg – ny lejeaftale: Christian er blevet orienteret af Jørgen Ritnagel (HB) om, at der foreligger godkendt lejeaftale frem til 2060

Møde med kultur- og fritidsborgmester Carl Christian Ebbesen
Christian informerede om at mødet med kultur borgemesteren gik godt og Østregæsværket grunden blev også snakket om

Tilbud om besøg fra DGI om organisering af frivilligt arbejde, talentudvikling, strategi.

PUNKTER PÅ DAGSORDNEN til beslutning
a    Økonomi: Bestyrelsen har en grundlæggende opgave med at forberede budget for 2015. Vi skal have et udkast, som vi kan arbejde videre med – vi kan gå ud fra budgettet for 2014 – og vi skal have indhentet oplysninger om forventede indtægter og udgifter.

Indstilling: Bestyrelsen nedsætter et udvalg, der inden udgangen af oktober udarbejder et budgetforslag for 2015. Patrick/Violeta/Cathrine/Christian – støtte fra Klaas Vedtaget

Medlemspleje og -udvikling: Over de næste par år skal vi have flere medlemmer til klubben. Det er simpelthen en altoverskyggende forudsætning for at vi kan generere midler til at udvikle klubben for. Vi skal gøre det attraktivt at komme hertil. En af de ting, som vi bør sætte i gang med det samme, er et system for indslusning af nye medlemmer. Sportschefen har fortalt, at han jævnligt får henvendelser fra interesserede potentielle seniormedlemmer, men at han ikke har nogen god velkomstpakke at tilbyde. Sportschefen er nu blevet bedt om at finde fire-fem datoer i indendørssæsonen, hvor der kan bookes banetimer til intro-arrangementer for nye medlemmer. Bestyrelsen skal sørge for, at introarrangementerne bliver afviklet og at potentielle nye medlemmer i det hele taget oplever, at de bliver taget i hånden og ført ind i klublivet på en god måde. 

Indstilling: Bestyrelsen nedsætter et medlemsudvalg, der som det første går i gang med den opgave. Nanna/Violeta/Patrick/ Nils-Henrik Vedtaget

Praktiske opgaver, vedligehold, reparationer af anlæg: I øjeblikket er det sådan, at sportschefen tager sig af nogle opgavetyper, som dårligt kan siges at høre ind under hans område. Fx at holde hallens tag frit for nedfald fra træerne omkring bygningen. Samtidigt har vi en række opgaver, som i øjeblikket løses dårligt (eller slet ikke) omkring rengøring, vedligehold, reparationer og forbedringer af vores anlæg og faciliteter. 
Indstilling: Bestyrelsen undersøger omfanget af opgaverne og hvad det vil koste at ansætte en person, formodentlig på deltid, til at tage sig af alle praktiske vedligeholdelses- og håndværksmæssige opgaver. Torben/Nils-Henrik/Cathrine.
Opslag for medlemmer om at rydde op (Steen) Vedtaget

Elitearbejdet: Vi skal etablere mere strukturerede og professionelle metoder i arbejdet med klubbens turnerings- og elitespillere, fra yngste juniorer til seniorspillerne. I øjeblikket har vi ikke en formuleret strategi. Samtidigt har vi en række ønsker om initiativer (High Performance-konceptet, Team Copenhagen, Kidzten, osv.) og et samarbejde med B93 Skole- og Idrætsakademi, som arbejder med tennis på turnerings- og eliteniveau. Vi ved også, at en velfungerende elite og et velrenommeret eliteprogram er et trækplaster for nye medlemmer og en væsentlig faktor i fastholdelse af nuværende ditto. Der er således brug for, at bestyrelsen i løbet af dette kvartal arbejder med at formulere målsætninger for klubbens elitearbejde og samler dem i en strategi. 
Indstilling: Bestyrelsen nedsætter et eliteudvalg, der arbejder med opgaven. Patrick, Preben, Christian, Torben Vedtaget

Prisstruktur på haltimer: Sportschefen har bedt bestyrelsen om at se på prissætningen af ydertimerne i hallen om vinteren samt priser for indendørsbaner i sommersæsonen. Han mener ikke, at nuværende priser skaber incitament nok for at timerne bliver solgt.
Nanna har undersøgt om det er muligt at lave” dynamic pricing”. Ikke foreløbigt. Vi undersøger mulige løsninger i fremtiden til at differentiere timerne

Indstilling: Bestyrelsen beslutter at undersøge det samlede billede – også i forhold til salg af formiddagstimer til akademi og andre skoleordninger – og overvejer priserne som en del af budgetøvelsen for 2015. Vedtaget

Juniorarbejdet: Sportschefen har bedt bestyrelsen nedsætte et juniorudvalg. Vi har den anden vej bedt Steen beskrive, hvad han det er han savner fra os i sit arbejde med juniorerne, så vi kan sætte et udvalgsarbejde i gang. 
Indstilling: Bestyrelsen afventer, at sportschefen beskriver, hvad han forventer fra et juniorudvalg. Når vi har oplægget fra Steen, kan vi nedsætte udvalget. Vedtaget

Fællesarealet foran hallen: Nye planer/tegninger er nødvendige. Dels fordi akademiets pavillon er bygget større end den var tegnet, dels fordi DBU pr. 7. oktober meddelte klubben, at det hedder to minifodboldbaner eller ingen, hvis de skal støtte projektet fra DBU’s side. De forlangte åbenbart også en tilkendegivelse med dags varsel fra klubben. B93 har sagt, at vi som udgangspunkt er interesseret i at gå videre, fordi vi ellers ikke kunne være med i DBU-puljen. Tennisformanden har samtidigt gjort det klart, at vi hverken kan acceptere, at minitennisbanen udskiftes med en fodboldbane, at slåmuren sløjfes/forringes eller at projektet i øvrigt kører videre uden justerede tegninger, der tiltrædes af tennisafdelingens bestyrelse.
Indstilling: Bestyrelsen formulerer sine krav skriftligt og sender til hovedbestyrelsen. Vedtaget

Gasværksgrunden: Lige nu ser projektet ud til at rumme en kunstgræsbane til fodbold omme bag tennishallen samt en skøjtehal/multihal tæt ved banen. Tennis har ikke rigtig spillet ind med noget.
TENNISAFDELINGEN HAR IKKE VÆRET INVITERET TIL DET, DER FOR ET ÅR SIDEN LØD SOM ET FÆLLESPROJEKT MELLEM FODBOLD, OG TENNISAFDELINGEN HAR DERFOR IKKE HAFT NOGLE KONKRETE IDEER/ØNSKER TIL ØSTERBRO LOKALUDVALG SOM ER VED AT UDARBEJDE ET MEGET KONKRET PROJEKT FOR ANVENDELSE AF GASVÆRKSGRUNDEN. TENNISAFDELINGEN BØR FORMULERE ØNSKER OG IDEER TIL DEN PLAN DER ER VED AT BLIVE UDARBEJDET FOR MODERNISERING/RENOVERING AF GASVÆRKSGRUNDEN.
Det bør vi gøre før det er for sent. Der er allerede – som det ses af bilag – en proces i gang med breve til kommunen fra klubben og en række skoler omkring det eksisterende forslag. TB bør gøre det gældende, at vi også kunne have ønsker til projektet, fx nye baner, evt. hard courts med mulighed for overdækning om vinteren.
Indstilling: Lave et forslag indtil udgang af oktober fra tennis side hvad grunden skal bruges til (Torben og Nanna). Christian informerer HB i næste mødet at vi vil gerne med. Vedtaget

Mødekalender for TB: Vi har brug for at etablere en møderække for TB. Vi sætter en masse i gang lige nu i udvalg, og de skal jo have tid til at arbejde mellem møderne. Samtidig har vi måske brug for lidt højere mødekadence her i starten af bestyrelsesperioden end lidt længere henne i året. Forslag til møderække for kvartalet ligger i bilag. 
Indstilling: Bestyrelsen justerer evt. og tiltræder derefter mødekalender. Vedtaget

Til drøftelse
Indbrud og tyveri ved hallen.
Klaas informerede om indbrud og tyveri (der har ikke været nogen indbrud siden alarmen er sat op godt og vel 2 år siden.
Der er kameraer rundt omkring men ikke på parkering plads. Tages op på næste HB møde.

Tilbud om besøg fra DGI. Martin Olsson, som er tenniskonsulent og teamleder i idræt og motion hos DGI, har tilbudt at komme ud og fortælle bestyrelsen om DGI’s klubudviklingsmodel. Det handler om organisering af frivilligt arbejde, talentudvikling, klubstrategi osv. Skal vi tage imod

Martin Olsson fra DGI byen skal inviteres til et af kommende møder hvor der skal snakkes om kommende turneringer

Eventuelt